Tietosuojaseloste

  1. Yleistä

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten henkilötietoja käsitellään Termex-Eriste Oy:ssa ja sen tytäryhtiössä Vintit Kuntoon Oy:ssä. Tietosuojaselostetta sovelletaan rekisterinpitäjän ja sen tytäryhtiön verkkosivuihin, tuotteiden ja palveluiden toimittamiseen, asiakassuhteen hoitoon ja markkinointiin. Tätä tietosuojaselostetta sovelletaan myös alihankintaan ja muuhun sidosryhmäyhteistyöhön. Tätä tietosuojaselostetta sovelletaan kuluttaja-asiakkaiden ohella myös yritysasiakkaiden henkilötietojen käsittelyyn.

Noudatamme henkilötietojen käsittelyssä soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä. Tietosuojalainsäädännöllä viitataan voimassa olevaan tietosuojalainsäädäntöön, kuten Euroopan unionin yleiseen tietosuoja-asetukseen (2016/679) sekä Suomen tietosuojalakiin (5.12.2018/1050). Niitä tietosuojaan liittyviä termejä, joita ei ole määritelty tässä tietosuojaselosteessa, tulkitaan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Henkilötiedoilla tarkoitetaan kaikkia luonnollisia henkilöitä (”rekisteröity”) koskevia tietoja, joista henkilön voi suoraan tai epäsuorasti tunnistaa, siten kuin tietosuoja-asetuksessa on tarkemmin määritelty. Tiedot, joista ei voi suoraan tai epäsuorasti tunnistaa rekisteröityä, eivät ole henkilötietoja.

 

2.Rekisterinpitäjät ja yhteystiedot

Tämän tietosuojaselosteen osalta rekisterinpitäjänä toimii Termex-Eriste Oy.

Myös tytäryhtiö Vintit Kuntoon Oy voi käsittelytilanteesta riippuen toimia rekisterinpitäjän asemassa.

 

Rekisterinpitäjä: Termex-Eriste Oy

Y-tunnus: 0711231-2

Osoite: Ilolantie 14, 43100 SAARIJÄRVI

Sähköposti: termex@termex.fi

Puhelin: 0207 809 880

 

Tytäryhtiö: Vintit Kuntoon Oy

Y-tunnus: 2275894-7

Osoite: Ilolantie 14, 43100 SAARIJÄRVI

Puhelin: 0207 809 880

 

  1. Rekisteröidyt

Henkilötietojen käsittelyn kohteena olevat rekisteröidyt:

  • Asiakasyritysten edustajat ja kuluttaja-asiakkaat
  • Yhteydenottopyynnön jättäneet henkilöt
  • Potentiaaliset asiakkaat (kuluttaja-asiakkaat ja yritysasiakkaiden edustajat)
  • Tavarantoimittajat, palveluntarjoajat, muut yhteistyökumppanit ja näiden edustajat
  • Verkkosivujen kävijät ja muiden sähköisten palveluiden käyttäjät

 

  1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

Käsittelemme vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat tarpeellisia kuhunkin käyttötarkoitukseen. Pääasialliset käyttötarkoitukset on kuvattu alla:

  • Tuotteiden ja palveluiden toimittaminen ja asiakassopimusten tekeminen sekä tilausten hoitaminen ja liiketapahtumien varmistaminen.
  • Asiakaspalvelu ja -viestintä sekä asiakastyytyväisyyskyselyt sekä arvonnat.
  • Laskutus, luottopäätökset ja saatavien perintä.
  • Markkinointi (mukaan lukien markkinatutkimukset), muu markkinoinnin edistäminen ja tilaisuuksien järjestäminen, referenssit markkinoinnissa, analyysit sekä tilastoiden tuottaminen ja markkinoinnin tehon mittaaminen.
  • Suoramarkkinointi, mukaan lukien sähköinen suoramarkkinointi ja puhelinmarkkinointi, mainonnan ja markkinoinnin suunnitteleminen ja tehokkuuden mittaaminen sekä henkilötietojen yhdistäminen ja päivittäminen suoramarkkinointitarkoituksiin.
  • Sidosryhmäsuhteiden hoitaminen sekä alihankinta ja palveluntarjoajien kanssa tehtävä yhteistyö.
  • Verkkosivustomme ja muiden palveluidemme käyttäjäkokemuksen parantaminen ja käyttäjäliikenteen seuranta sekä markkinoinnin kohdentaminen evästeiden ja vastaavien seurantatekniikoiden perusteella.
  • Lakisääteisten velvollisuuksien hoitaminen (esimerkiksi kirjanpito ja verolainsäädäntö).
  • Sisäinen sekä konsernin raportointi ja muut hallinnolliset toimenpiteet ja liiketoiminnan suunnittelu sekä henkilöstön ja sidosryhmien koulutus.
  • Takuu- ja virhevastuuasioiden hoitaminen sekä reklamaatioiden käsittely ja oikeus- ja viranomaismenettelyiden hoitaminen.
  • Väärinkäytösten estäminen ja tutkinta, tietoturvan sekä henkilöiden ja omaisuuden turvallisuuden sekä työturvallisuuden varmistaminen.
  • Kun käsittelemme henkilötietoja tuotteiden ja palveluiden toimittamiseksi ja asiakassopimusten tekemiseksi sekä tilausten ja niihin liittyvien velvoitteiden hoitamiseksi, henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on sopimussuhde tai sen valmistelu.
  • Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena voi olla myös rekisterinpitäjän tai kolmannen tahon oikeutetut edut. Oikeutettuihin etuihin kuuluvat esimerkiksi asiakassuhteen hoitaminen, asiakasviestintä ja markkinointiin (mukaan lukien suoramarkkinointi) liittyvä henkilötietojen käsittely sekä henkilötietojen käsittely liittyen esimerkiksi raportointiin, liiketoiminnan kehittämiseen ja koulutukseen sekä reklamaatioiden ja oikeusprosessien hoitamiseen. Kun käsittelemme henkilötietoja perustuen oikeutettuun etuun, punnitsemme käsittelyn hyödyt ja mahdolliset haitat rekisteröidylle ja arvioimme, että rekisteröityjen oikeudet ja edut eivät syrjäytä oikeutettua etua. Annamme pyynnöstä lisätietoja oikeutettuun etuun liittyvän henkilötietojen käsittelyn osalta.
  • Kun käsittelemme henkilötietoja lainsäädännön vaatimusten noudattamiseksi, käsittelyn oikeusperusteena on ensisijaisesti lakisääteisen velvoitteen noudattaminen.
  • Uutiskirjeiden lähettämiseen ja muuhun sähköiseen suoramarkkinointiin tarvittavien henkilötietojen käsittely perustuu lain edellytysten mukaisesti rekisteröidyn suostumukseen.

 

  1. Käsiteltävät henkilötiedot ja tietolähteet
  • Yksilöinti- ja yhteystiedot, kuten asiakkaan tai asiakkaan edustajan nimi ja yhteystiedot
  • Tuotteita ja palveluita sekä niiden tilauksia koskevat tiedot, kuten tiedot käsitellystä tilauksista, toimitusajoista sekä sopimuksiin, rahoitukseen ja asiakasviestintään sekä reklamaatioihin liittyvät tiedot.
  • Markkinointiin (mukaan lukien suoramarkkinoinnin) ja tapahtumiin liittyvät tiedot sekä rekisteröidyn antamat suostumukset ja kiellot. Esimerkkinä asiakkaiden ja potentiaalisten asiakkaiden yhteystiedot markkinointia varten. Tapahtumien ja tilaisuuksien sekä nettisivuilla olevan materiaalien ja uutiskirjeen tilaamisen yhteydessä kerätyt tiedot. Suoramarkkinointia koskevat suostumukset ja kiellot.
  • Verkkosivujen ja muiden sähköisten palveluiden käyttöä koskevat tiedot (IP-osoite, laite-, selain- ja käyttöjärjestelmätiedot sekä rekisteröitymistiedot).

Henkilötiedot ovat välttämättömiä esimerkiksi tilausten toimittamiseksi ja palveluiden tarjoamiseksi, asiakkuuksien, viestinnän sekä myynnin hoitamiseksi, tilaisuuksien ja tapahtumien järjestämiseksi ja oikeudellisten velvoitteiden hoitamiseksi. Evästeiden perusteella kerättävät tiedot ovat vapaaehtoisia siltä osin kuin kyse on muiden kuin välttämättömien evästeiden perusteella kerättävistä tiedoista.

Keräämme henkilötietoja, kun esimerkiksi asioit kanssamme, ostat tai tilaat tuotteitamme tai palveluitamme joko itse tai edustamasi organisaation puolesta taikka vierailet verkkosivuillamme tai muissa sähköisissä palveluissamme, tilaat uutiskirjeemme tai muita sivuillamme saatavilla olevia materiaaleja, vastaat asiakastyytyväisyystutkimukseen tai olet meihin muutoin yhteydessä.

Saamme henkilötietoja myös muista ulkoisista lähteistä, kuten viranomaisten ylläpitämistä rekistereistä ja suoramarkkinointitarkoituksiin myös yksityisistä rekisteripalveluista.

Henkilötietoja voidaan vastaanottaa myös Vintit Kuntoon Oy:ltä tai sopimussuhteessa olevilta yhteistyökumppaneiltamme, kuten valtuutetuilta Termex-Eristyspalveluyrittäjiltä.

 

  1. Henkilötietojen säilyttäminen

Säilytämme henkilötietoja niin pitkään kuin on tarpeellista tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi, kuitenkin vähintään lainsäädännön velvoittaman ajan (esimerkiksi kirjanpitovelvoitteisiin tai raportointivelvollisuuksiin liittyvät vastuut ja velvoitteet), tai oikeudenkäyntiä tai vastaavan erimielisyystilanteen selvittämistä varten. Kun henkilötietoja ei enää tarvita niihin käyttötarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin, henkilötiedot poistetaan tai muutetaan anonyymeiksi kohtuullisessa ajassa, viimeistään 10 vuoden kuluttua viimeisestä asiakkaan yhteydenotosta.

Ulkoisista rekisteripalveluista saadut henkilötiedot säilytetään kyseisen henkilötietoja luovuttaneen tahon kanssa sovitun mukaisesti.

Edellä kuvatuista pääsäännöistä poiketen henkilötietoja voidaan säilyttää tarvittavan ajan, mikäli niitä tarvitaan esimerkiksi reklamaation tai vastaavan asian selvittämiseen tai oikeudenkäyntiin liittyen.

Annamme pyynnöstä lisätietoja henkilötietojen säilytysajoista ja säilyttämistä koskevista kriteereistä.

 

  1. Henkilötietojen vastaanottajat

Henkilötietoja voidaan luovuttaa, yhdistellä tai muutoin käsitellä rekisterinpitäjän kanssa samaan konserniin kuuluvien tai lämmöneristeiden toimitukseen liittyen sopimussuhteessa, kuten valtuutetut Termex-Eristyspalveluyritykset, olevien yhtiöiden välillä tietosuojalainsäädännön edellytysten mukaisesti tässä tietosuojaselosteessa kuvattuihin tarkoituksiin.

Henkilötietojen käsittelyssä voidaan käyttää myös erilaisia palveluntarjoajia ja muita kolmansia osapuolia, kuten teknisten ratkaisujen tai palvelintilan tarjoajat tai kirjanpito-, perintä- ja taloushallinnon palveluntarjoajat. Myös konserniyhtiöt voivat käsitellä henkilötietoja toisen konserniyhtiön lukuun.

Huolehdimme henkilötietojen käsittelyssä käyttämiemme tahojen kanssa tietosuojalainsäädännön edellyttämistä sopimuksista.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa kolmansille tahoille lainsäädännön tai viranomaisen velvoittamissa tilanteissa taikka väärinkäytösten selvittämiseksi sekä turvallisuuden varmistamiseksi. Lisäksi henkilötietoja voidaan joutua luovuttamaan oikeudenkäyntien tai vastaavien oikeudellisten menettelyiden yhteydessä.

Mikäli rekisterinpitäjä tai sen tytäryhtiö on osallisena fuusiossa, liiketoimintakaupassa tai muussa yritysjärjestelyssä, voidaan henkilötietoja luovuttaa järjestelyn toisille osapuolille tai järjestelyssä avustaville tahoille.

Toimitamme pyynnöstä lisätietoja henkilötietojen vastaanottajista.

 

  1. Yhteisrekisterinpitäjyys Vintit Kuntoon Oy

Termex-Eriste Oy:n kanssa samaan konserniin kuuluva Vintit Kuntoon Oy voi toimia tietosuojalainsäädännön tarkoittamina yhteisrekisterinpitäjänä käsitellessään henkilötietoja yhteisiin tarkoituksiin. Yhteisrekisterinpitäjinä ne päättävät yhdessä, millä tavalla ja mihin tarkoituksiin henkilötietoja käsitellään.

Konsernin yhtiöt ovat sopineet, että Termex-Eriste Oy vastaa kaikkien tietosuojalainsäädännössä yhteisrekisterinpitäjälle asetettujen velvollisuuksien hoitamisesta, ja rekisteröidyt voivat olla yhteisrekisterinpitäjyyteen liittyvissä kysymyksissä yhteydessä Termex-Eriste Oy:hyn.

 

  1. Yhteisrekisterinpitäjyys METAN palveluihin liittyen

Kun ylläpidämme META BUSINESS -yrityssivuja (Facebook ja Instagram), META ja tämän tietosuojaselosteen mukainen rekisterinpitäjä ovat tietosuojalainsäädännön tarkoittamia yhteisrekisterinpitäjiä soveltuvin osin kyseisen META-sivun kävijöiden henkilötietojen osalta.

META käsittelee henkilötietoja oman tietosuojakäytäntöjensä mukaisesti, johon pääset tästä. META vastaa omalta osaltaan tietosuojalainsäädännön velvoitteiden noudattamisesta ja rekisteröidyn oikeuksien toteuttamisesta palvelussaan. Tämän tietosuojaselosteen mukainen rekisterinpitäjä käsittelee Facebookin yrityssivustojen kautta kerättyjä henkilötietoja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

Lisätietoa METAN ja sivujen ylläpitäjän suorittamasta henkilötietojen käsittelystä sekä yhteisrekisterinpitäjien välisestä vastuunjaosta löydät METAN rekisterinpitäjiä koskevasta lisäyksestä sekä lisäksi täältä.

METAN tietosuoja-asetuksia voit hallinnoida Facebook tai Instagram-tilisi kautta, jonka lisäksi voit olla yhteydessä METAAN halutessasi käyttää rekisteröidyn oikeuksia. Yhteystiedot löydät edellä mainitusta METAN tietosuojakäytännöstä. Voit myös aina olla yhteydessä tämän tietosuojaselosteen mukaiseen rekisterinpitäjään lisätietojen saamiseksi ja rekisteröidyn oikeuksien käyttämiseksi.

 

10. Käyttäjänseuranta

Käytämme Leadoon käyttäjänseurantaa seurataksemme miten käyttäjämme liikkuvat nettisivuillamme ja yhdistämme tämän datan käyttäjän tietoihin joita kerätään esim. Chat interaktioiden kautta. Leadoo käyttää etag seurantaa joka
teknisesti eroaa keksipohjaisesta seurannasta, mutta johon pätee samat lainalaisuudet kuin evästeisiin. Tarkista Leadoo Marketing Technologies Oyn tietosuojakäytäntö tietääksesi enemmän siitä mitä järjestelmässä seurataan. GDPR mielessä me toimimme kontrollerina ja Leadoo datan prosessorina. Mikäli
et halua että sinua seurataan voit tyhjentää selaimesi välimuistin. Lisätietoja siitä miten Leadoo toimii tarkista https://leadoo.com/privacy-policy-processor/

 

11. Henkilötietojen siirtäminen Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Käsittelemme henkilötietoja pääsääntöisesti Euroopan talousalueen (”ETA”) sisällä, mutta niitä voidaan käsitellä myös ETA:n ulkopuolella. Mikäli henkilötietoja siirretään ETA:n ulkopuolelle, huolehdimme henkilötietojen siirron lainmukaisuudesta soveltuvalla suojamekanismilla, kuten Euroopan komission mallisopimuslausekkeita käyttämällä.

Toimitamme pyynnöstä lisätietoja henkilötietojen siirtoihin ja käytettyihin suojamekanismeihin liittyen.

 

12. Henkilötietojen suojaus

Tiedot säilytetään tarkoituksenmukaisesti suojatuilla palvelimilla, joiden teknistä tietoturvaa hallinnoidaan useilla eri tavoilla. Henkilötietoihin pääsyä hallitaan esimerkiksi työroolipohjaisella käyttöoikeushallinnalla. Mahdollinen manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain erikseen oikeuden saaneilla henkilöillä. Henkilötietoja käsittelevillä tahoilla on vaitiolovelvollisuus henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista.

 

13. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Emme käytä tietoja sellaiseen automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin, jolla olisi oikeudellisia tai vastaavia vaikutuksia rekisteröityyn.

 

14. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön mukaiset seuraavat oikeudet. Oikeuksien soveltaminen kussakin yksittäistilanteessa riippuu kuitenkin henkilötietojen käyttötarkoituksesta sekä -tilanteesta.

  • Oikeus päästä tietoihin (tarkastusoikeus). Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja, sekä muut tietosuojalainsäädännön mukaiset tiedot henkilötietojen käsittelystä. Rekisteröidyllä on oikeus päästä henkilötietoihin ja saada jäljennös henkilötiedoista.
  • Oikeus henkilötietojen oikaisuun. Rekisteröidyllä on tietyin rajoituksin oikeus vaatia virheellisen tai epätarkan tiedon korjaamista tai poistamista.
  • Oikeus henkilötietojen poistamiseen (oikeus tulla unohdetuksi). Rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön edellytysten mukaisesti oikeus vaatia henkilötietojen poistamista. Pyynnöstä poistamme henkilötiedot, ellei lainsäädäntö edellytä meitä säilyttämään niitä, taikka jokin muu tietosuojalainsäädännön mukainen poikkeusperuste sovellu.
  • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen. Rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön edellytysten mukaisesti oikeus pyytää tietyissä tilanteissa henkilötietojen käsittelyn rajoittamista.
  • Oikeus tietojen siirtämiseen. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojen siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle. Siirto-oikeus koskee lähtökohtaisesti sellaisia henkilötietoja, jotka rekisteröity on toimittanut rekisterinpitäjälle jäsennellyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja joiden käsittelyn perusteena on rekisteröidyn suostumus tai sopimus, ja joiden käsittely suoritetaan automaattisesti.
  • Oikeus käsittelyn vastustamiseen. Rekisteröidyllä on oikeus tietosuojalainsäädännön edellytysten mukaisesti vastustaa oikeutettuihin etuihin perustuvaa henkilötietojen käsittelyä, profilointi mukaan lukien. Voimme kieltäytyä pyynnöstä, jos käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän taikka kolmannen tahon pakottavien ja oikeutettujen etujen toteuttamiseksi. Rekisteröidyllä on kuitenkin aina oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin ja suoramarkkinointiin liittyvään profilointiin.
  • Oikeus peruuttaa suostumus. Jos henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus perua antamansa suostumus. Suostumuksen perumisella ei ole vaikutusta sitä aiemmin suoritettuun käsittelyyn.

 

15. Oikeuksien käyttäminen

Rekisteröityjen oikeuksia koskevat pyynnöt tehdään kirjallisesti tai sähköisesti tämän rekisterin ylläpitäjälle (ks. kohta 2). Henkilöllisyys tarkistetaan ennen tietojen antamista, minkä johdosta saatamme joutua kysymään lisätietoja. Jos rekisteröidyn pyyntöön ei voida suostua, kieltäytymisestä ilmoitetaan rekisteröidylle kirjallisesti.

 

16. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Toivomme, että olet yhteydessä meihin, jos sinulla on kysymyksiä henkilötietojesi käsittelyyn liittyen.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle tietosuojaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty tietosuojalainsäädännön vastaisesti.

Suomen tietosuojaviranomaisen yhteystiedot löydät täältä.

 

17. Muutokset tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan joutua muuttamaan ajoittain. Muutokset voivat perustua myös tietosuojalainsäädännön muuttumiseen. Kehotammekin säännöllisesti tarkistamaan tietosuojaselosteen muutosten havaitsemiseksi. Uusin versio on saatavilla verkkosivuillamme.

 

Tämä tietosuojaseloste on julkaistu 17.12.2022.